Charges locatives, qu'est-ce que c'est ? Comment les calculer ?

Que vous louiez un logement vide ou un logement meublé (dont le bail a été signé depuis le 27 mars 2014), vous pouvez en plus du loyer, ajouter des charges récupérables. Elles seront payées mensuellement par le locataire sur le principe d’une provision sur charges.

La liste est fixée limitativement par décret (n°87-713 du 26 août 1987).

Mais attention toutes les dépenses ne sont pas récupérables sur le locataire.

Il s’agit d’une liste exhaustive des charges récupérables, ce qui signifie que les dépenses qui ne figurent pas dans cette liste ne peuvent pas être récupérées sur le locataire. Pour être sur de ne pas vous tromper, consulter la liste officielle en téléchargement.

On y trouve les charges liées :

• ascenseurs et monte-charge (électricité, exploitation…),
• eau froide, eau chaude et chauffage collectif,
• installations individuelles (chauffages, eaux chaudes…),
• entretien des parties communes intérieures (électricité, eau, nettoyage…),
• entretien des espaces extérieurs,
• taxes et redevances.

Pour avoir la liste détaillée des charges récupérables, je vous conseille cet article : « Quelles sont les charges récupérables auprès du locataire ?«

Les charges au réel

En location vide, les charges sont obligatoirement récupérables pour leur montant réel. Comme vous ne connaissez pas ce montant à l’avance, le locataire doit vous verser tous les mois une provision de charges. D’où l’intérêt pour vous, en tant que propriétaire bailleur, d’estimer au plus juste ce montant.

Pour vous aider à fixer la provision appuyez-vous sur les résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation des charges. Et si l’immeuble est soumis au statut de la copropriété appuyez-vous sur le budget prévisionnel.

Le seul cas particulier en logement vide pour lequel vous devrez faire un choix est la colocation. Vous pourrez convenir avec les locataires de charges forfaitaires ou de charges au réel.

Les charges au forfait

En meublé, les charges locatives peuvent être fixées forfaitairement ou au réel, au choix des parties.

Si vous optez pour les charges au forfait, vous devrez déterminer à l’avance une somme fixe qui ne variera plus quel que soit le montant réel des charges.

Pensez à prévoir une clause dans le bail, qui vous permettra d’indexer ce forfait à la hausse chaque année exactement sur le même principe que le loyer.

Toutefois, 2 points essentiels à prendre en compte pour le calcul du montant des charges forfaitaires :

• il ne doit pas être « manifestement disproportionné » par rapport au montant de charges réellement récupérables sur le locataire,
• le forfait de charges locatives étant réputé couvrir l’ensemble des charges, il n’est pas possible de récupérer d’autres dépenses auprès du locataire.

Quelque soit la raison, le forfait de charges ne peut pas faire l’objet d’une régularisation !

Par ailleurs, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères doit être comprise dans ce forfait. Si vous avez oublié de l’inclure vous ne pourrez pas la réclamer par la suite.

Lorsque le locataire s’acquitte de provisions, vous devrez, au moins une fois par an, les régulariser en comparant :

• le total des provisions déjà demandées au locataire

• et les dépenses effectives que vous avez engagées pendant l’année.

Si les provisions sont supérieures aux dépenses engagées vous devrez rembourser le trop-perçu au locataire.

Si les provisions demandées au locataire sont inférieures aux charges locatives que vous avez réellement financées, vous pourrez demander au locataire de payer la différence.

Cette nouvelle base vous permettra d’ajuster le montant des charges mensuelles ou trimestrielles payées par le locataire pour l’année suivante.

Vous devrez tenir à la disposition du locataire les pièces justificatives pendant 6 mois à compter de l’envoi de ce décompte.

Le locataire peut également vous demander un récapitulatif des charges.

Vous devrez le lui envoyer par voie dématérialisée ou par voie postale.

Pas de panique, depuis le 27 mars 2014, vous avez 3 ans pour récupérer les arriérés de charges dues. Même si le locataire a quitté déjà les lieux.

La régularisation des charges est possible quelles qu’en soient les raisons. Que vous ayez oublié, que ce soit par négligence ou si vous ignoriez la possibilité de demander une régularisation des charges.

Dans les immeubles en copropriété, si le locataire part avant que la régularisation annuelle des charges ait pu avoir lieu, vous pouvez conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie en attendant l’arrêté des comptes de l’immeuble.

Vous devrez, alors rendre au locataire la différence entre le montant retenu, et les sommes effectivement payées.

Si vous souhaitez en savoir un peu plus sur la loi Alur et ce qu’elle a modifiée, voici un article que j’ai rédigé là-dessus « Les nouveautés apportées par la loi Alur« .

Retenez que les charges locatives peuvent être une source de litige avec le locataire si elles ne sont pas bien estimées.

Vous devrez en cas de trop perçu le rembourser et en cas de moins perçu lui réclamer la différence.

En cas de charges au forfait, assurez-vous d’y avoir inclus toutes les éléments prévus par la loi car vous ne pourrez plus modifier leur montant en cours de bail.

N’oubliez pas de prévoir dans le bail une clause d’indexation qui vous permettra d’augmenter le montant des charges comme pour le loyer en suivant l’IRL.

Pour louer en toute sécurité, je vous propose de télécharger gratuitement au format word votre bail de location conforme Alur validé par un avocat. N’oubliez pas les annexes obligatoires ! J’ai fait un article dédié à ce sujet 😉

Bonne estimation !