Votre modèle d’état des lieux de sortie PDF : réussir cette étape clé du contrat de bail

Réussir l’état des lieux de sortie : une étape clé du contrat de bail

Pensez-vous que tout est fini une fois les clés rendues ?

C’est souvent là que les vrais problèmes commencent.

Logement abimé.
Dépôt de garantie contesté.

Et aucun recours solide pour vous défendre si l’état des lieux de sortie a été mal fait ou si vous avez oublié d’ajouter cet outil juridique dans les annexes du bail !

👉 65% des litiges entre bailleurs et locataires concernent la restitution du dépôt de garantie (Ministère de la Justice)

Et la plupart du temps, le bailleur perd.

Le locataire conteste, refuse de signer…
Et vous payez à sa place.

👉 Je vous ai préparé ce nouvel article pour réussir vos états des lieux de sortie sans prise de tête avec le locataire 😀

• Quelle forme juridique utiliser pour faire votre état des lieux ?
• Comment réaliser un EDL complet et incontestable ?
• Anticiper les désaccords (et les éviter).
• Savoir distinguer vétusté vs dégradation comme un pro.
• Comment réaliser un état des lieux 4x plus vite grâce à l’IA ?
• Quelle solution pour faire un état des lieux à distance ?
• Que faire si le locataire refuse de signer l’état des lieux ?

Après avoir lu cet article, vous aurez enfin la checklist essentielle pour éviter toute contestation après le départ du locataire.

Bonne lecture 😉

Qu’est-ce qu’un état des lieux ?

L’état des lieux est un événement bien connu du propriétaire bailleur, puisqu’il intervient au début et à la fin de chaque bail. 

Établi sous la forme d’un document écrit, il permet de connaître l’état du logement :

• À l’entrée du locataire dans le logement. C’est l’état des lieux d’entrée.
• À la sortie du locataire du logement. C’est l’état des lieux de sortie.

Il est généralement accompagné d’un inventaire (obligatoire) si vous faites de la location meublée. L’inventaire est obligatoire car il vous permet de justifier devant l’administration que vous faites bien de la location meublée et que vous pouvez ainsi bénéficier des avantages fiscaux liés au meublé 😉

À quoi sert un état des lieux de sortie ?

L’intérêt principal de l’état des lieux de sortie est sa comparaison avec l’état des lieux d’entrée. L’état des lieux de sortie permet de constater si des dégradations ont eu lieu depuis l’entrée dans le logement du locataire.

🤓​ Exemple : lors de l’état des lieux d’entrée, il a été noté qu’il n’y a aucun trou dans les murs et que la peinture est neuve. Lors de l’état des lieux de sortie deux ans plus tard, vous constatez que la peinture est fortement dégradée et que le mur est constellé de trous. 

Ainsi, vous pouvez imputer à votre locataire les éventuelles dégradations, par comparaison à l’état du logement au début du contrat de bail.

💡​À l’inverse, il convient au locataire d’être prudent lors de l’entrée dans le logement. Si une dégradation existe mais n’est pas inscrite sur l’état des lieux d’entrée, elle pourra lui être reprochée à la sortie. 

Bailleur comme locataire doivent donc établir l’état des lieux d’entrée avec soin, tout comme celui de sortie. 

N’hésitez pas à être exhaustif !

La date de l’état des lieux de sortie

L’état des lieux de sortie ne doit pas être réalisé n’importe quand.

Sa date doit coïncider avec la restitution des clés. 

🤡 Pour faire simple : 

Le jour où vous récupérez les clés, vous faites l’état des lieux de sortie.

​Le jour où vous faites l’état des lieux de sortie, vous récupérez les clés. 

Plus sérieusement, il serait insensé de faire l’état des lieux de sortie pour ne récupérer les clés qu’une semaine plus tard. 

Votre locataire aurait le temps de réaliser de nouvelles dégradations, mais l’état des lieux étant déjà fait, trop tard pour lui imputer. 

Lorsque votre locataire vous adresse sa lettre recommandée avec accusé de réception pour vous signifier son départ, il dispose d’un délai défini pour quitter les lieux :

• Un mois pour une location meublée
• Trois mois pour une location vide (sauf exception)

Vous devez donc vous arranger avec lui afin de déterminer la date d’état des lieux de sortie dans ce délai. 

🤓​ Exemple : vous recevez une lettre recommandée avec accusé de réception de la part de votre locataire le 12 décembre. Il souhaite quitter le logement meublé dont vous êtes le bailleur. La date maximale pour l’état des lieux de sortie est donc le 12 janvier. Il pourra être établi plus tôt, par exemple le 18 décembre, simplement le locataire n’aura plus accès au logement à partir de là, puisqu’il y aura eu remise des clés.

Mon conseil pour éviter les litiges :

Je vous invite fortement à réaliser un pré-état des lieux une semaine avant la date officielle de l’état des lieux de sortie afin de « préparer psychologiquement » le locataire à ce qu’il va devoir nettoyer / réparer. Il dispose ainsi d’une semaine pour remettre le logement propre.

La forme de l’état des lieux de sortie

1/ L’acte sous seing privé

L’acte sous seing privé est la forme la plus courante pour l’état des lieux de sortie.

Vous éditez vous-même un document, vous le remplissez pendant l’état des lieux, une petite signature du locataire, une petite signature du bailleur, bim bam boum c’est terminé. 

Simple et efficace, tout ce qu’on aime !

💡​ Et si j’ai un mandataire ? Si vous faites appel à un mandataire immobilier indépendant ou à une agence immobilière pour la gestion de votre logement, aucun problème ! Ils feront exactement la même chose en votre nom et pour votre compte. 

2/ L’acte de commissaire de justice

Parfois, ça bloque 😰​

Le locataire est moyennement d’accord avec votre état des lieux de sortie, il ne veut pas le signer. Ou carrément, il ne veut pas l’établir du tout. 

Il est peut-être temps de recourir à un acte de commissaire de justice (anciennement huissier de justice) !

En cas de désaccord, vous devrez solliciter l’intervention d’un commissaire de justice qui s’occupera d’établir l’état des lieux de sortie à votre place (mais en votre présence). 

Le montant de l’état des lieux de sortie

En principe, l’état des lieux de sortie est gratuit, que ce soit pour le propriétaire bailleur ou pour le locataire. 

Quand le commissaire de justice intervient, ça se complique :

• Les frais d’intervention du commissaire de justice sont en principe partagés de manière égale entre propriétaire bailleur et locataire
• Les frais d’intervention du commissaire de justice sont uniquement à la charge du propriétaire bailleur s’il n’a proposé aucun état de lieux amiable au locataire

Cela étant, soyez rassuré : faire appel à un commissaire de justice pour un état des lieux de sortie, ça reste rare en pratique.

Comment faire votre état des lieux 4x plus vite avec l’aide de l’IA ?

Réaliser un état des lieux, c’est souvent long, fastidieux… et source d’erreurs.

Notes manuscrites.

Photos dispersées.

Documents à remplir, imprimer, signer…

Bref, le process traditionnel est tout sauf optimal.

Et si vous pouviez tout faire 4x plus vite… depuis votre mobile ?

Avec notre application d’état des lieux, boostée à l’intelligence artificielle, vous gagnez du temps à chaque étape :

• Filmez vos pièces : l’IA détecte automatiquement les éléments présents.​
• Dictez vos observations : tout est transcrit et intégré dans le rapport. Ultra rapide pour faire l’inventaire de la cuisine 😀.​
• Prenez des photos : elles sont associées à chaque pièce, comme preuve visuelle.​
• Recevez un PDF horodaté, géolocalisé, signé électroniquement.​

Tout est stocké en ligne, sécurisé, accessible à tout moment.

Comment ça marche ?

Comment faire votre état des lieux quand vous êtes à distance ?

On sait à quel point les visites peuvent être une vraie galère…

Surtout quand on habite loin du bien.

Ou qu’on n’a pas envie de bloquer un samedi à courir après les candidats 😅

“J’habite à Bordeaux, mon appart est à Paris. Avant, je montais exprès pour les visites. Maintenant, je délègue à un agent. Il s’occupe de tout, je reçois un compte rendu, et j’ai retrouvé mes week-ends.”

C’est ce que nous a confié Sophie, une propriétaire qui utilise déjà notre service de délégation d’état des lieux à distance.

Et vous pouvez faire exactement pareil.

Déléguez vos visites à l’un de nos 750 agents partenaires présent partout en France :

• L’agent effectue la visite à votre place.
• Il gère les échanges avec les candidats.
• Couverture France entière (sauf zone isolée).

Plus besoin de vous déplacer.

Plus besoin de trouver un contact fiable sur place.

Tout est géré pour vous, en toute simplicité.

Une prestation qui démarre à seulement 85 €, vous évitez ainsi de :

❌ Bloquer une demi-journée.

❌ Courir après les locataires.

❌ Faire un aller-retour à l’autre bout de la France.

Un petit investissement, pour un gros soulagement.

Comment ça marche ?

• Demandez un devis.
• Précisez comment l’agent récupère / restitue les clés : auprès d’un tiers, dans un commerce, boîte à clés…
• Vous recevez un mail de confirmation pour valider la date demandée.
• Vous réglez la prestation par CB.

Mon conseil :

Essayez de regrouper toutes les demandes de visites sur la même plage horaire pour limiter les coûts. Ex : un samedi de 10h à 13h.

Pour un studio prévoyez 20mn par visite. Vous pouvez donc prévoir 3 visites par heure. Si vous souhaitez optimiser, vous pouvez inviter 2 candidats par visites, vous pouvez ainsi prévoir jusqu’à 6 candidats par heure. Pour un budget de 85€ / heure, le cout de visite par candidat vous revient à 14€.

A titre perso, pour mes studios, je prévois 15mn par visite, ça suffit largement, ce qui me revient à10€ / candidat pour déléguer la visite, ce qui est largement acceptable vu le prix que je devrais payer si je passais par une agence immobilière !

La restitution du dépôt de garantie en fin de bail

Qui dit fin du contrat de bail, dit restitution du dépôt de garantie !

Pour rappel, le dépôt de garantie est versé par le locataire au bailleur à la signature du bail. Son montant peut aller jusqu’à un mois de loyer pour un logement vide, deux mois de loyer pour un logement meublé. 

S’il n’y a pas de dégradations, que tout est en ordre, vous devez le rendre dans son intégralité à votre locataire. 

D’ailleurs, on ne se formalise pas d’une micro tache sur un mur quand tout le reste du logement est nickel ! Votre locataire risque de ne pas apprécier la blague (j’ai retenu 100 euros sur le dépôt de garantie, vous comprenez, la tache minuscule sur le mur… ​🫨​).

Par contre, on ne laisse pas non plus passer des dégradations qui vont vous coûter de l’argent en réparations et remise en état !

C’est là que l’état des lieux de sortie prend tout son sens, puisque, comparé avec l’état des lieux d’entrée, il permet de savoir si une partie du dépôt de garantie doit être retenue ou non. (ou sa totalité d’ailleurs).

Quel délai est accordé au bailleur pour la restitution du dépôt de garantie ?

Etat des lieux de sortie réalisé, clés rendues, locataire parti : fin ?

Pas tout à fait 🤔​

😎​ Première situation : l’état des lieux de sortie est identique à l’état des lieux d’entrée

Quand état des lieux d’entrée et de sortie sont identiques, le bailleur dispose d’un délai d’1 mois pour restituer le dépôt de garantie à son locataire. Ce délai court à compter de la remise des clés (et donc, dans la majorité des cas, à compter de l’état des lieux de sortie). 

Pas de difficulté ici, aucune dégradation, le dépôt de garantie est rendu au locataire dans son intégralité.

😰​Deuxième situation : l’état des lieux de sortie et l’état des lieux d’entrée sont différents

Le bailleur dispose alors d’un délai de 2 mois pour restituer le dépôt de garantie à son locataire. Pendant ces 2 mois, le bailleur pourra estimer le montant des réparations à réaliser et retenir une partie (ou la totalité) du dépôt de garantie en conséquence.

Dégradation ou vétusté ?

Attention quand vous estimez le coût des réparations du logement !

Ce n’est pas parce que le logement n’est pas dans son état initial que votre locataire est forcément responsable. 

Certes, le locataire a une obligation d’entretien du logement pendant la durée du contrat de bail, mais le locataire n’est pas un super-héros anti-vétusté 🦸​

Il est important de distinguer les dégradations de la vétusté, qui correspond à l’usure normale des équipements du logement avec le temps. 

💡​ Mon conseil : dès la signature du contrat de bail, établissez avec votre locataire une grille de vétusté.

Cas concret : des dégradations ont été commises par le locataire

Aïe, c’est la situation que l’on préfère tous éviter 😵‍

Vous êtes propriétaire bailleur, et l’heure de l’état des lieux de sortie a sonné !

Vous n’avez pas vu votre logement depuis plusieurs années et surprise surprise… votre locataire n’a pas été très précautionneux. 

Pas du tout même.

Les meubles sont abîmés, les rideaux ont disparu, il y a des brûlures de cigarette sur le tapis…

Tiens, y avait pas une cloison ici ? (J’en rajoute un peu trop ? ​🤓​ Sans rire, j’ai déjà vu des locataires partir avec une porte)

Bref, c’est pas la joie. Il y a pas mal de choses à changer, ça va vous coûter un petit billet cette histoire.

​✅​ Etape 1 : notez tout avec rigueur sur l’état des lieux de sortie. Ne soyez pas trop vague, ne lésinez pas sur les précisions. Ainsi, vous pourrez faire la comparaison avec l’état des lieux d’entrée.

​✅​ Etape 2 : prenez des photos. Si vous en avez également pris le jour de l’état des lieux d’entrée, c’est encore mieux ! Vous aurez aussi un comparatif visuel à ajouter à votre document.

​✅​ Etape 3 : Il faut que votre locataire signe impérativement l’état des lieux de sortie ! Vous pouvez dès à présent lui expliquer que vu les dégradations, vous serez obligé de retenir une partie du dépôt de garantie pour les réparations. 

✅​ Etape 4 : votre locataire vous remet les clefs. Vous avez deux mois pour lui restituer le dépôt de garantie, amputé du montant nécessaire aux réparations. Si le montant des réparations excède le montant du dépôt de garantie, vous ne lui rendez rien.

✅​ Etape 5 : prenez le temps de différencier ce qui a été abîmé dans le logement par le locataire VS ce qui a été abîmé dans le logement par la vétusté. 

🤓​ Exemple : une serrure qui casse à cause de la vétusté (usure normale) est à la charge du propriétaire bailleur. La dégradation de la serrure n’est pas liée à la vétusté mais aux agissements du locataire ? Si vous avez noté une serrure en parfait état sur l’état des lieux d’entrée, mais qu’elle est dégradée à l’état des lieux de sortie, vous pourrez en retenir le montant adéquat sur le dépôt de garantie.

✅​ Etape 6 : conservez les factures attestant des sommes dépensées pour les réparations. Ainsi, vous pourrez démontrer à votre locataire les sommes engagées pour les réparations suite à ses dégradations s’il vous reproche de retenir une partie du dépôt de garantie.

Mon conseil pour limiter les prises de tête avec votre locataire :

Quand on sait que 65% des actions en justice engagées par les locataires portent sur la non-restitution du dépôt de garantie (source : Ministère de la Justice), il faut s’y préparer psychologiquement !

Mais savez-vous que vous pouvez éviter cet enfer en anticipant et en utilisant les bons outils juridiques ?

Grille de vétusté, ça vous parle ? 

C’est un outil juridique puissant qui va vous permettre de limiter les litiges et d’avoir une base juridique propre que vous pouvez présenter à votre locataire en cas de désaccord.

J’ai écrit un article dédié à ce sujet, que je vous invite à parcourir ici.

Prudence est mère de sûreté !

Vous l’aurez compris, mieux vaut trop que pas assez.

Il faut DÉ-TAI-LL-ER. 

Pour un état des lieux réussi, prenez le temps, notez un maximum, quitte à trop noter. 

Ça ne sera jamais un problème, alors que l’inverse, si 😉

Je vous recommande enfin vivement d’utiliser les bons outils juridiques (grille de vétusté) pour anticiper les litiges sur le dépôt de garantie. 

Utilisez des applications d’états des lieux pour faire vos états des lieux d’entrée ou de sortie dans le respect de la réglementation et de façon rapide sans rien oublier (comme celle proposée par Monsieur Hugo qui est boostée avec l’IA 😉).