Provision sur charge : comment bien choisir le type de charges à faire payer à votre locataire ?

Pensez à soigner votre calcul de charges !

Je suis persuadé que vous vous êtes déjà posé ces questions :

• Faut-il partir sur un forfait de charges ou sur des provisions de charges ?
• Quel est le type de charges le mieux adapté à ma location ?
• Existe-t-il des outils simples pour régulariser mes charges sans y passer des heures ? 

Si le loyer est d’une importance capitale, vous ne devez jamais négliger les charges.

Pourquoi ?

Car ça peut vite devenir un gouffre financier si vos locataires ne font pas attention…

Surtout, si vous avez choisi le mauvais type de charges dans votre bail !

Vous ne pourrez jamais les « refacturer » à votre locataire.

Et l’addition risque d’être salée si les locataires chauffent à 26 degrés en plein hiver ☹️

Heureusement, il existe la technique des provisions sur charges.

Elle vous permet de récupérer toutes les sommes avancées pour le compte de votre locataire.

Fini les pertes financières !

Je vous propose, à travers cet article, de découvrir :

• Quelles charges pèsent sur votre locataire ?
• La différence entre la provision sur charges et les charges forfaitaires ?
• Comment déterminer la provision mensuelle sur charges selon votre situation ?
• Quels outils utiliser pour régulariser rapidement vos charges ?

👉 Restez jusqu’à la fin, je vous montre comment calculer étape par étape la provision sur charges mais aussi comment procéder à la régularisation des charges locatives.

1. À quoi correspondent les charges locatives ?

Les charges locatives, également appelées charges récupérables, sont des dépenses à la charge du locataire, avancées par le propriétaire. 

Pour faire simple, prenons l’exemple suivant : le chauffage est une dépense à la charge du locataire. 

• S’il s’agit d’un chauffage individuel au gaz et qu’il revient au locataire de souscrire un abonnement, alors il paye en direct le fournisseur. Le chauffage n’est donc pas compris dans les charges, puisque le propriétaire ne paye rien.
• S’il s’agit d’un chauffage collectif, c’est le copropriétaire qui paye les charges de copropriété et non pas le locataire ! Le propriétaire avance donc le paiement, pour être ensuite remboursé par le locataire. Le chauffage sera alors compris dans les charges locatives.

2. La liste des charges locatives

Les charges récupérables font l’objet d’une liste définie et limitée par la loi. Toute dépense ne faisant pas partie de cette liste ne peut pas être facturée au titre d’une provision sur charge ni récupérée ou remboursée lors de la régularisation annuelle.

Les charges locatives sont classées par la loi en plusieurs catégories :

• Les charges relatives aux ascenseurs et monte-charge
• L’eau froide, l’eau chaude et le chauffage collectif
• Les charges relatives aux installations individuelles comme la chaudière
• Les charges relatives aux parties communes de l’immeuble comme l’entretien de la propreté
• Les charges relatives à l’hygiène comme l’entretien des appareils de conditionnement des ordures
• Les impositions et redevances, comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TOM). 

Vous pouvez retrouver la liste complète et détaillée des charges récupérables ici.

Exemple de charges non récupérables :

• Travaux visant à changer le moteur de l’ascenseur
• Travaux de ravalement des façades de l’immeuble
• Tous les autres frais que vous pourriez prendre en charge pour le compte du locataire et qui ne rentrent pas dans les charges récupérables fixées par la loi. Exemple : l’assurance habitation, l’abonnement internet que vous payez… Vous pouvez refacturer ces charges au locataire, mais elles ne devront pas s’appeler « Charges récupérables » sur la quittance, mais « Autres charges ».

3. Comment faire payer les charges récupérables à mon locataire ?

La facturation des charges récupérables à votre locataire diffère selon le type de location proposé.

3.1 Vous louez votre logement meublé

Dans une location meublée, le paiement des charges peut être réalisé de deux façons :

• Au forfait. En tant que propriétaire, vous pouvez décider de faire payer les charges à votre locataire sous forme de forfait. En début de bail, vous devez déterminer leur montant, puis le facturer chaque mois. En fin d’année, aucune régularisation n’est possible. Si votre locataire a trop payé par rapport aux dépenses réellement engagées, il ne peut pas réclamer de remboursement. En parallèle, si les frais réellement engagés par le propriétaire sont plus élevés que le forfait, il ne peut pas réclamer le moins-perçu au locataire.

❗ Propriétaire, vous souhaitez faire payer les charges au forfait ? Prenez le temps de bien évaluer le montant des charges pour éviter de perdre de l’argent. Vous devez trouver le juste milieu dans votre calcul afin de ne pas sous-évaluer ou surévaluer le prix du forfait.

• Sous forme de provisions. Vous pouvez demander à votre locataire le versement des charges sous forme de provisions périodiques. Cela permet de ne pas demander l’entièreté du paiement annuel en une seule fois : le montant des charges est étalé sur une année complète, généralement avec un paiement mensuel par souci de simplicité. Les charges sont régularisées en fin d’année. En cas de trop-perçu, le propriétaire rend de l’argent à son locataire. En cas de moins-perçu, le propriétaire réclame un paiement supplémentaire à son locataire.

👉 C’est la méthode de provisions sur charges qui nous intéresse ici. Je vous explique comment fonctionne la régularisation annuelle à la fin de l’article. 

3.2 Vous louez votre logement vide

Dans une location vide, seule la provision sur charges est possible, exception faite de la colocation. Le forfait est réservé aux logements meublés.

4. Comment calculer la provision sur charges ?

1^ère situation : vous mettez le logement en location pour la première fois.

Vous venez d’investir et c’est la première fois que vous mettez votre bien immobilier en location.

Se pose rapidement la question, essentielle, du montant du loyer et des charges locatives.

Comme vous n’avez jamais loué le logement auparavant, difficile d’avoir un aperçu des dépenses qui devront être engagées au titre des charges de copropriété et de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères.

Plusieurs solutions s’offrent à vous :

• Vous pouvez, au moment de la vente, demander à l’ancien copropriétaire le montant de ses charges annuelles ou la provision de charges qu’il faisait payer à son locataire s’il s’agissait d’une location.
• Vous pouvez demander au syndic de copropriété qui connaît votre logement mais également les biens similaires de l’immeuble.
• Vous pouvez vous rapprocher d’un agent immobilier spécialisé en gestion, qui pourra vous fournir une estimation de la provision de charges correspondant au type de bien loué.

2^nde situation : vous ne mettez pas le logement en location pour la première fois. 

Si ce n’est pas la première fois que le logement est mis en location ou que vous y habitiez vous-même, il suffit de vous reporter au relevé de charges de l’année précédente envoyé par le syndic de copropriété. 

Ainsi vous pourrez déterminer une provision de charges cohérente avec les dépenses engagées.

Pensez à prendre en compte le nombre de personnes vivant dans le logement. Si votre précédent locataire était un étudiant célibataire et qu’il s’agit désormais d’un couple, les dépenses ne seront pas les mêmes.

Exemple : le nombre de douches est multiplié par deux, donc des dépenses supplémentaires en eau chaude et eau froide.

Également, le prix du gaz et de l’électricité a plus tendance à augmenter qu’à baisser… vous pouvez intégrer dans votre provision de charges une augmentation préventive de ces dépenses.  

💡 Bon à savoir : il sera toujours plus simple pour le propriétaire de prévoir une provision de charges légèrement plus élevée, puis rendre de l’argent au locataire au moment de la régularisation de charges. N’oubliez pas qu’une mauvaise estimation peut engendrer une grosse régularisation et mettre votre locataire dans une situation de difficulté financière.

5. La régularisation annuelle des charges locatives

5.1 À quelle date faire la régularisation des charges ?

Le paiement des charges sous forme de provisions amène à une régularisation annuelle, réalisée par le propriétaire du logement. 

La régularisation des charges doit donc être faite tous les ans, une fois le relevé de charges de copropriété reçu par le bailleur. Il ne s’agit pas forcément du 31 décembre, l’exercice comptable du syndic pouvant être arrêté à une autre date. 

5.2 Comment faire la régularisation des charges ?

Voyons ensemble comment réaliser cette régularisation.

Etape 1 : consulter le relevé de charges transmis par le syndic de copropriété

Voici un exemple simplifié de relevé de charges de copropriété :

À chaque rubrique de charges sont associées les dépenses réelles de la copropriété entière sur l’année. Par exemple, pour l’entretien des ascenseurs, il y a eu 1 700 euros de dépenses annuelles. 

En tant que copropriétaire, votre quote-part est de 150 euros sur les 1 700 euros d’entretien de l’ascenseur. 

Ce n’est pas pour autant que votre locataire doit payer 150 euros !

Eh oui, je vous le rappelle, toutes les charges ne sont pas récupérables. Il est possible que dans l’entretien annuel de l’ascenseur, certains travaux ne soient pas inclus dans les charges récupérables.

Dans notre exemple, la part de charges récupérables dues par votre locataire au titre de l’entretien de l’ascenseur est de 100 euros. 

Etape 2 : déterminer le total des dépenses locatives réellement engagées pendant l’année

Vous avez compris le principe, il suffit ensuite d’additionner les charges considérées comme locatives, pour un total ici de 680 €. Le relevé de charges de copropriété contient directement ce total. 

• En tant que propriétaire, vous devez payer 770 € de charges à la copropriété.
• Vous pouvez récupérer auprès de votre locataire 680 € au titre des charges locatives.

Etape 3 : comparer la provision de charges avec la somme réellement payée à la copropriété

Peut-être avez-vous vu juste et la provision correspondait parfaitement aux dépenses. Dans ce cas, rien à réclamer à votre locataire, rien à lui redonner non plus.

Mais, on ne va pas se mentir, cette situation est rarissime !

À la signature du bail, vous aviez estimé la provision de charge à 63 € par mois, soit un total de 756 € pour l’année. 

Vous constatez en recevant le relevé de charges de la copropriété que les charges locatives sont en réalité de 680 € pour l’année.

Vous devez rendre 756 – 680 = 76 € à votre locataire.

Si à l’inverse, vous aviez estimé la provision de charge à 50 € par mois, donc 600 € annuels, vous auriez dû réclamer 80 € de régularisation à votre locataire. 

Etape 4 : ne pas oublier la taxe d’enlèvement des ordures ménagères !

La taxe d’enlèvement des ordures ménagères n’apparaît pas dans le relevé de charges de copropriété. Vous la trouverez sur votre avis de taxe foncière.

• Soit vous avez inclus la taxe d’enlèvement des ordures ménagères dans la provision de charges. Il vous suffit alors de procéder comme pour la régularisation.
• Soit vous ne l’avez pas inclus, vous devez alors demander l’entièreté du paiement en une fois à votre locataire, une fois l’avis de taxe foncière reçu.

5.3 Comment régulariser les charges d’un locataire qui part en cours d’année ?

Le départ de votre locataire ne coïncide pas toujours avec la date de régularisation des charges. Si votre locataire part en juin et que la régularisation a lieu en novembre, vous ne pouvez pas encore savoir si la provision de charges payée chaque mois correspond aux charges réelles supportées au cours de l’année.

Depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, le bailleur peut retenir jusqu’à 20% du dépôt de garantie en attendant la régularisation des charges.

Il s’agit bien d’un maximum de non pas d’un chiffre fixe. Vous pouvez donc retenir entre 0% et 20% du dépôt de garantie selon la situation.

Si vous estimez que les charges auront augmenté d’environ 3% pendant l’année, vous pouvez retenir le montant correspondant sur le dépôt de garantie.

Selon le relevé de charges de copropriété, vous pourrez au moment de la régularisation :

• Soit conserver entièrement la retenue sur le dépôt de garantie si la provision de charges était trop faible et que votre locataire vous doit de l’argent
• Soit en restituer seulement une partie 
• Soit la restituer entièrement si les provisions étaient bien calculées

⚠ Si vous devez conserver tout ou partie du montant retenu, pensez à le justifier à votre locataire en lui adressant le relevé de charges de copropriété, comme vous le feriez pour une régularisation classique.

5.4.  Quels outils utiliser pour régulariser vos charges rapidement ?

Vous le savez surement ?

Votre meilleur ami est Excel 😉

Après avoir lu le chapitre précédant sur comment régulariser vos charges locatives, il ne vous restera plus qu’à passer à l’action :

• Injectez toutes vos données dans Excel.
• Mettez en place les bonnes formules de calculs.
• Tenez compte du nombre de jours d’occupation du locataire dans le logement.
• Calculez le solde de la régularisation.
• Créez le courrier sous Word et envoyez-le par mail à votre locataire.

Ça c’est la méthode artisanale.

Elle fonctionne. Ça demande du temps et d’être vigilant sur les calculs.

Voici une autre solution que vous pouvez utiliser.

La plateforme de gestion locative Monsieur Hugo dispose d’un outil de régularisation des charges locatives.

Voici à quoi ressemble l’interface de l’outil :

Cet outil intuitif vous guide pas à pas :

• Il calcule automatiquement pour vous les bons montants (au prorata des jours d’occupation du locataire).
• Il génère aussi le courrier avec le détail de la régularisation et le restant dû ou à devoir.
• Vous n’aurez plus qu’à l’envoyer en 1 clic !
• Et si vous avez choisi le prélèvement des loyers via la plateforme Monsieur Hugo, le solde que vous doit le locataire sera automatiquement prélevé le mois qui suit. Pratique, la plateforme gère tout l’administratif pour vous !

Vous avez donc la garantie d’avoir régularisé les charges correctement et d’avoir adressé à votre locataire un courrier conforme.

Je vous invite à essayer cet outil de régularisation des charges locative, vous gagnerez du temps pour faire votre prochaine régularisation de charges.

De plus, tous les courriers sont archivés sur votre compte et sur celui du locataire.

Pourquoi recourir au paiement des charges sous forme de provisions avec son locataire ?

Faire payer les charges à son locataire sous forme de provisions est une excellente méthode afin de ne léser aucune partie : le bailleur est satisfait puisqu’il ne perd pas d’argent. Le locataire paye le juste prix, ce qui n’est pas toujours le cas des charges au forfait lorsqu’elles sont surévaluées.

Il faudra cependant se montrer rigoureux lors de la régularisation annuelle.

C’est pour cela que je déconseille de recourir à la provision sur charges pour la colocation, qu’elle soit vide ou meublée, puisque la pluralité de locataires rend la gestion de la régularisation plus complexe.