Avant de louer un logement, vous avez le droit de vous informer sur l’identité et la solvabilité de votre futur locataire en lui demandant de vous présenter des documents relatifs à son identité, sa situation professionnelle ou ses revenus.
Toutefois, vous n’êtes pas en droit d’exiger de votre candidat n’importe quel document.
Pour éviter tout abus, le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 est venu fixer une liste des pièces justificatives que vous pouvez demander à vos locataires potentiels ou à leurs garants.
1. Quelles sont les pièces justificatives que vous pouvez réclamer au candidat ?
1.1 Un justificatif d’identité
La loi vous autorise à demander au candidat de vous fournir une seule pièce d’identité française ou étrangère en cours de validité. La loi spécifie même que le document doit en plus d’être en cours de validité, comporter la photographie et la signature du titulaire… Cela vous permettra d’identifier qu’il s’agit bien de votre interlocuteur.
Le justificatif d’identité peut être en fonction de son profil soit :
- sa carte d’identité,
- son passeport,
- son permis de conduire,
- sa carte de séjour,
- sa carte de résident,
- sa carte de ressortissant d’un État membre de l’EEE.
1.2 Un justificatif de domicile
La loi est comme pour le justificatif d’identité stricte sur le nombre de pièces à demander : vous ne pouvez exiger du candidat qu’un seul justificatif de domicile parmi les documents suivants :
- 3 dernières quittances de loyer ou, à défaut, une attestation du précédent propriétaire,
- attestation sur l’honneur de l’hébergeant,
- attestation d’élection de domicile,
- dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, titre de propriété de la résidence principale.
1.3 Un justificatif de situation professionnelle
Au niveau de l’activité professionnelle, vous êtes libres de demander 1 ou plusieurs justificatifs de situation professionnelle parmi ces documents :
- contrat de travail ou de stage ou, à défaut, attestation de l’employeur,
- carte d’étudiant ou certificat de scolarité,
- copie de la carte professionnelle (profession libérale),
- copie du certificat d’identification de l’Insee (travailleur indépendant),
- extrait D1 original du registre des métiers de moins de 3 mois (artisan),
- extrait K ou K bis du registre du commerce et des sociétés de moins de 3 mois (entreprises commerciale),
- toute pièce récente attestant de l’activité professionnelle (autres cas),
Les documents dépendront de la situation professionnelle du candidat. Qu’il soit salarié, étudiant, retraité ou à son compte.
1.4. Justificatif de ressources
Tout comme pour la situation professionnelle, le candidat peut vous fournir 1 ou plusieurs documents attestant des ressources parmi les suivants :
- 3 derniers bulletins de salaires,
- justificatif de versement des indemnités de stage,
- 2 derniers bilans comptables ou, à défaut attestation des ressources délivrée par un comptable (non-salariés),
- justificatif de versement des droits des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des 3 derniers mois ou justificatif d’ouverture des droits,
- titre de propriété d’un bien immobilier ou dernier avis de taxe foncière,
- avis d’attribution de bourse (étudiant boursier),
- justification de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers,
- attestation de simulation pour les aides au logement établie par la Caf, ou par la CMSA, ou directement par le locataire,
- dernier ou avant-dernier avis d’imposition ou de non-imposition.
Pour tous ces justificatifs, le candidat doit vous fournir une copie des documents originaux. Les
documents doivent être rédigés ou traduits en français, et les montants
inscrits convertis en euros.
Vous êtes également en droit d’exiger la présentation de l’original des documents.
2. Quels sont les documents que vous ne pouvez pas réclamer à votre candidat ?
Pour éviter les abus, la loi est venue légiférer en interdisant un certain nombres de documents que certains bailleurs ont pu demander à des candidats. Ils sont de 3 natures : bancaires, personnels et liés à la situation financière.
2.1 Les documents bancaires
Vous ne pouvez pas réclamer les documents financiers suivants :
- copie de relevé de compte bancaire,
- attestation de bonne tenue du compte bancaire,
- autorisation de prélèvement automatique.
2.2 Documents relatifs à la vie privée
- photographie d’identité (sauf celle de la pièce d’identité),
- carte d’assuré social,
- extrait de casier judiciaire,
- jugement de divorce (sauf le paragraphe commençant par l’énoncé « Par ces motifs » qui permet de prouver le divorce),
- contrat de mariage ou certificat de concubinage,
- dossier médical personnel.
2.3 Justificatifs de situation financière
- attestation d’absence de crédit en cours,
- informations contenues dans le fichier national des incidents de remboursement des crédits aux particuliers, ou de l’information de la non-inscription à ce fichier,
- attestation du précédent propriétaire indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges, dès lors qu’il peut présenter les quittances de loyer,
- production de plus de 2 bilans (travailleurs indépendants).
En plus de ces documents que vous ne pouvez exiger du candidat au logement, la loi empêche également les bailleurs d’imposer certaines mesures de sélection qui conditionnerait la signature du bail.
2.4 Cotitularité et versements illégaux
En préalable à l’établissement du contrat de location, vous n’auriez pas le droit :
- d’imposer la cosignature d’un ascendant ou descendant.
- de demander le versement de certaines sommes (en dehors du loyer, des charges et du dépôt de garantie) en contrepartie de la location consentie.
Cela signifie que sont interdits :
- le versement d’un chèque de réservation du logement,
- la remise sur un compte bloqué de biens, d’effets, de valeurs ou d’une somme d’argent correspondant à plus de 1 mois de loyer.
3. Les documents à demander aux garants
Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 précise également la liste des pièces justificatives que vous pourrez exiger du garant.
Pour en savoir davantage sur le garant, je vous conseille cet article que j’ai rédigé : « Les garants, Modèle de lettre gratuit pour se porter caution d’un locataire. »
2 cas de figure peuvent se poser :
- le garant est une personne physique,
Vous pourrez lui exiger une pièce justificative d’identité en cours de validité, comportant sa photographie et sa signature (carte nationale d’identité française ou étrangère, ou passeport français ou étranger ou permis de conduire français ou étranger).
- le garant est une personne morale,
Vous pourrez lui demander les deux documents suivants :
-un extrait K bis original de 3 mois de la société ou les statuts ou toute autre pièce justifiant de l’existence légale de la personne, faisant apparaître le nom du responsable et l’adresse de l’organisme ainsi que la preuve qu’une déclaration a été effectuée auprès de l’administration, une juridiction ou un organisme professionnel.
-un justificatif d’identité du représentant de la personne morale figurant sur l’extrait K bis ou les statuts.
En dehors de cette spécificité personne physique/personne morale, vous pouvez exiger de la caution les mêmes documents que ceux demandés au locataire.
–un justificatif de domicile,
–un ou plusieurs justificatifs de situation financière,
-un ou plusieurs justificatifs de ressources.
Conclusion
Vous l’aurez compris la liste de documents autorisée est limitative que ce soit pour le candidat ou son éventuel garant. Toute pièce justificative ne figurant pas dans cette liste ne peut être exigée.
Si toutefois, un bailleur contrevenait à cette règle en imposant des pièces non prévues par ce décret, il sera puni d’une amende pouvant aller jusqu’à 3.000 € pour une personne physique et 15.000 € pour une personne morale.
Pour compléter ce dossier, je vous propose de passer à l’étape qui suivra la sélection de votre candidat : la rédaction du bail.
Pour éviter que vous utilisiez un contrat de location imprécis et sources de litiges, je vous mets à disposition un contrat de bail non meublé et les annexes à ne surtout pas oublier... Vous pourrez les télécharger dans cet article.
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