Régularisation des charges locatives

Charges locatives, charges récupérables, vous êtes perdu au milieu de ce jargon ?

Pourtant, certaines charges que vous payez sont imputables au locataire.

En plus, c’est souvent un cauchemar pour les propriétaires de savoir comment faire la régularisation de charges surtout lorsqu’il faut tenir compte des dates d’entrées / sorties des locataires.

C’est un peu normal, c’est une opération que l’on ne fait qu’une fois par an…

Dans ce nouvel article, je vous guide pour respecter la procédure de régularisation des charges locatives.

Et même si vous êtes un bailleur plus aguerri, vous découvrirez les subtilités de la Loi : entre un employé d’immeuble et un gardien d’immeuble, le montant de leur salaire à récupérer auprès du locataire n’est pas le même…

C’est presque une mini formation accélérée que je vous offre 😉.

Au programme :

• Quelles sont les charges récupérables en investissement locatif ?
• Comment calculer le montant des charges locatives récupérables ?
• Régularisation des charges locatives : la procédure à connaitre.
• Quels sont les outils à utiliser pour faire la régule de charge sans vous tromper ?
• Le calendrier de régularisation des charges pour une location.

1. Quelles sont les charges récupérables en investissement locatif ?

En matière de charges récupérables, vous allez le constater, la liste est longue. Naturellement, toutes ne vous concernent pas nécessairement, cela dépend du type de location (maison ou appartement) et des prestations du bien immobilier que vous mettez en location.

Découvrez, catégorie par catégorie, les différentes charges que vous pourrez récupérer auprès de votre locataire.

1.1. Employé d’immeuble ou gardien/concierge

Notez dans un premier temps la différence entre ces deux types d’employés. Tandis que le gardien ou le concierge est logé sur place, ce n’est pas le cas de l’employé d’immeuble. Parmi les charges que vous pourrez répercuter sur le loyer de votre locataire, on retrouve :

• le salaire de l’employé d’immeuble et les charges sociales ;
• 75 % du salaire et des charges sociales et fiscales du gardien s’il assure le nettoyage des parties communes et s’il se charge de sortir les poubelles ;
• 40 % du montant du salaire et des charges s’il ne réalise que l’une des deux actions précitées.

1.2. Ascenseur

Si l’immeuble dans lequel vous louez un appartement est équipé d’un ascenseur, il est possible de récupérer les charges suivantes :

• électricité ;
• exploitation de l’ascenseur ;
• fournitures de petit matériel d’entretien ;
• petites réparations de la cabine.

En clair, vous ne pouvez pas imputer au locataire les frais liés à un changement d’ascenseur par exemple, les charges lourdes sont assumées par le propriétaire bailleur. Il en va de même pour le contrôle technique réalisé tous les 5 ans.

1.3. Eau et chauffage collectif

Lorsque rien n’est individualisé, le propriétaire paie les charges liées à la production d’eau, à sa consommation et au chauffage, ces charges sont ainsi récupérables :

• eau froide et eau chaude ;
• eau utilisée pour l’entretien des parties communes et des espaces verts ;
• produits nécessaires pour le traitement de l’eau ;
• fourniture d’énergie (gaz et électricité selon le bien immobilier) ;
• exploitation des compteurs et entretien des épurateurs de fumée ;
• réparation des fuites au niveau des joints.

1.4. Installations individuelles

Lorsque les installations sont individuelles, cette fois, les charges récupérables sont les suivantes :

• chauffage et production d’eau chaude ;
• distribution d’eau dans les parties privatives (contrôle des raccordements, dépannage, etc.).

1.5. Parties communes intérieures

Là encore, différentes charges sont à prévoir, les suivantes sont récupérables auprès du locataire :

• électricité ;
• fourniture de produits d’entretien, de désinsectisation et de désinfection ;
• entretien de la minuterie ou des tapis ;
• réparation des appareils d’entretien ;
• frais de personnel d’entretien.

1.6. Parties communes extérieures

Si votre bien est doté de parties communes à l’extérieur, les dépenses d’exploitation et d’entretien sont des charges récupérables :

• voies de circulation ;
• aires de stationnement ;
• abords d’espaces verts ;
• aires de jeux pour enfants.

1.7. Taxes et redevances

Enfin, parmi les charges à récupérer auprès du locataire figurent les taxes suivantes :

• taxe d’enlèvement d’ordures ménagères (TEOM) ;
• taxe de balayage ;
• redevance assainissement.

2. Comment calculer le montant des charges locatives récupérables ?

Le paiement des charges locatives se réalise par provisions avec une régularisation annuelle.

En clair, le locataire paie chaque mois ce que l’on nomme des provisions le temps de connaître le montant réel des charges en fin d’année.

Le montant de ces provisions est calculé comme suit :

• en fonction des résultats de l’année précédente ;
• en fonction du budget prévisionnel dans le cas d’une copropriété.

En fin d’année, deux situations peuvent se présenter :

• les provisions étaient trop élevées : vous devez alors régulariser la situation en remboursant le trop-perçu à votre locataire ;
• les charges ont été sous-estimées : vous demandez à votre locataire de vous verser un complément.

Bon à savoir : 

Pour une colocation ou un logement meublé, dès lors que le bail est signé à partir du 27 mars 2014, aucune régularisation ne peut avoir lieu si les charges locatives sont inscrites dans le bail sous forme de forfait.

3. Régularisation des charges locatives : la procédure

La régularisation des charges locatives doit suivre une procédure précise afin que le locataire ne se retourne pas contre vous et conteste les montants demandés.

3.1. Comment calculer le solde de régularisation ?

Le principe est de comparer le montant total des charges payées par le locataire avec le montant total des charges que vous avez réglées (et qui sont légalement récupérables auprès du locataire). Soit le locataire vous doit de l’argent ou soit il doit en récupérer.

Pour le calcul des charges récupérables, il vous suffira donc de prendre la part récupérable des charges de copropriété dans le relevé annuel du syndic, d’y ajouter éventuellement des charges que vous auriez directement réglées (notamment la taxe d’ordure ménagère qui ne peut être refacturée en dehors de la provision pour charges) et de comparer le montant total réellement engagé avec la provision qui vous a été payée.

Si vous n’avez pas de syndic, vous devez faire vous-même la répartition des charges récupérables en précisant le mode de répartition entre les locataires : selon la surface, les tantièmes, la consommation au réel…

Exemple de calcul au prorata (en tenant compte de la date d’entrée du locataire) :

Le locataire est entré dans les lieux le 01/06/2021, avec un loyer de 780€ + 30€ de provisions pour charges.

La période de la régularisation des charges va du 01/04/2021 au 31/03/2022.

Il faut donc comptabiliser les charges réglées par le locataire depuis le mois de juin 2021 (son entrée dans les lieux) au mois de mars 2022, soit 10 mois, soit un total de 300€ (30€x10).

3.2. Quels sont les outils à utiliser pour faire la régularisation des charges sans vous tromper ?

Je vous propose 2 solutions pour régulariser vos charges locatives.

1^ere solution :

Excel est votre meilleur ami pour faire ces calculs…

Cela va vous demander un peu de rigueur et un suivi régulier.

Et un peu de réflexion pour mettre en place les bonnes formules pour tenir compte du nombre de jours d’occupation du locataire présent dans le logement et faire le calcul du solde au prorata.

2^ème solution :

Je vous invite à utiliser la plateforme de gestion locative Monsieur Hugo spécialement conçue pour vous aider à gérer l’administratif et la comptabilité de vos locations.

Avec notre outil intuitif vous êtes guidés pas à pas :

• Il calcule automatiquement pour vous les bons montants (au prorata des jours d’occupation du locataire).
• Il génère aussi le courrier avec le détail de la régularisation et le restant dû ou à devoir.
• Vous n’aurez plus qu’à l’envoyer en 1 clic !

Vous avez donc la garantie d’avoir régularisé les charges correctement et d’avoir adressé à votre locataire un courrier conforme.

Voici comment ça se passe depuis l’interface Monsieur Hugo :

1. ETAPE 1 : vous précisez la période de la régularisation des charges ainsi que la date d’entrée / sortie du locataire sur l’outil de régularisation des charges :

2. ETAPE 2 : dans l’écran suivant, vous indiquez le montant des charges réelles récupérables sur le locataire et éventuellement d’autres charges si besoin :

L’outil calcule automatiquement le solde de la régularisation, puis génère le courrier adapté qui est ensuite envoyé par email au locataire.

Ultra pratique : tous vos courriers sont archivés sur votre compte.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement de Monsieur Hugo et des outils que vous pouvez utiliser, c’est par ici.

3.3. Adresser un décompte au locataire une fois par an

Une fois par an, le propriétaire doit faire parvenir à ses locataires un décompte. Ce décompte détaille chaque poste de dépense afin que les locataires puissent découvrir concrètement la nature des charges qu’on leur demande. Cela permet une plus grande transparence et limite le risque de contestation et de litige.

L’envoi du décompte doit se faire un mois avant la régularisation des charges locatives. Ce document fait apparaître le montant des charges, et donc le trop-perçu ou le reste à payer par les locataires en fonction des provisions versées.

Dans le cadre d’un logement en copropriété, le propriétaire bailleur doit également communiquer le mode de répartition entre les locataires et une note d’information sur la manière de calculer les charges de chauffage et de production d’eau chaude.

3.4. Produire les pièces justificatives

Le décompte ne suffit pas pour informer le locataire. Le propriétaire doit également mettre à sa disposition les différentes factures et contrats d’entretien durant 6 mois à partir de l’envoi du décompte. Les résultats antérieurs (ou le budget prévisionnel en copropriété) doivent également être à la disposition du locataire.

4. Le calendrier de régularisation des charges pour une location

Afin de bien récupérer vos charges locatives, je vous présente un calendrier à respecter impérativement pour éviter tout litige.

4.1. Information mensuelle

Dès lors que votre immeuble est équipé :

• de compteurs individuels d’énergie thermique télé relevables ;
• d’appareils de mesure télé relevables pour le froid ;
• d’un dispositif d’individualisation des frais d’eau chaude sanitaire ;

Vous devez transmettre chaque mois à votre locataire une évaluation de la consommation.

4.2. Information annuelle

Vous devez une fois par an envoyer un décompte à votre locataire afin qu’il prenne connaissance du montant des charges locatives réelles et du montant de la régularisation (en sa faveur ou en votre faveur).

Les pièces justificatives doivent être à sa disposition durant 6 mois.

Bon à savoir : 

Si la régularisation des charges n’est pas effectuée avant la fin de l’année civile, le locataire peut demander un échelonnement du paiement sur 12 mois.

4.3. Régularisation tardive

Il est possible de réclamer les charges pendant 3 ans, même après le départ du locataire. Ce dernier dispose également de 3 ans pour demander la régularisation de ses charges en cas de provisions trop importantes.

Toutefois, cette régularisation tardive peut être refusée par le juge des contentieux de la protection si, malgré les relances du locataire pour demander une régularisation des charges au propriétaire, ce dernier n’a pas répondu.

5. Que se passe-t-il si le locataire ne peut payer le montant de la régularisation ?

En cas de régularisation importante si les provisions étaient trop faibles ou les charges plus élevées que prévu, le locataire peut se retrouver en difficulté pour payer cette régularisation. Dans ce cas, il lui est conseillé de contacter son propriétaire afin de trouver une solution amiable pour échelonner le paiement.

Si les deux parties ne parviennent pas à s’entendre, elles peuvent faire appel au conciliateur de justice qui tentera de résoudre ce litige à l’amiable dans un premier temps.

Si vous avez souscrit à notre protection juridique spéciale bailleur, je vous invite à contacter votre juriste dédié qui traitera ce litige :

• Il contactera le locataire.
• Rédigera les bons courriers.
• Trouvera une solution à l’amiable.
• Et si besoin lancera une procédure judiciaire.

Vous n’aurez pas à payer tous les frais d’avocats, d’huissiers, de juristes… tout est pris en charge par l’assureur. 

Quel est l’intérêt de confier vos litiges à un juriste spécialisé en droit immobilier ?

1. Le litige est résolu plus rapidement.
2. Vous ne vous épuisez pas à vous battre avec le locataire avec des discussions sans fin.
3. Vous faites des économies car vous n’avez pas à financer les frais de procédures judiciaires (pris en charge par l’assureur).

Pour en savoir plus sur le fonctionnement de notre protection juridique bailleur.

Questions fréquentes sur la régularisation des charges locatives

Quand a lieu la régularisation des charges locatives ?

La régularisation des charges locatives a lieu une fois par an. Avant la fin de l’année civile, vous devez communiquer à votre locataire un décompte des charges réelles et mettre à sa disposition tous les justificatifs (factures et carnets d’entretien notamment).

Comment se fait la régularisation des charges locatives ?

La régularisation des charges se fait à partir du décompte des charges réelles et des provisions versées par le locataire tout au long de l’année. Si le locataire a trop payé, le propriétaire lui rembourse le trop-perçu. Si le forfait annuel était trop faible, le locataire doit régulariser la situation en réglant au propriétaire le montant supplémentaire.

Comment effectuer une régularisation de charges ?

Pour faire une régularisation des charges, il est nécessaire d’envoyer au locataire un décompte attestant des charges réelles afin de déterminer si le propriétaire ou le locataire est redevable de la différence entre les charges réelles et le forfait estimatif payé mensuellement.

Quelles charges répercuter au locataire ?

Le propriétaire est en droit, selon la loi, de répercuter sur le locataire un certain nombre de charges liées aux employés d’immeuble et aux gardiens, aux ascenseurs, à l’eau et au chauffage, aux parties communes intérieures et extérieures et aux différentes taxes et redevances.