Comment régulariser vos charges locatives facilement ? + une astuce qui va vous éviter bien des complications au départ du locataire
Devez-vous régulariser les charges ?
Si vous avez choisi une provision pour charges (charges au réel uniquement pour des locations nues), la Loi vous oblige à régulariser cette provision chaque année en fonction des dépenses réellement engagées.
En location meublée ou en colocation, les charges peuvent être fixées soit au forfait soit au réel.
Le forfait de charges ne peut pas faire l’objet d’une régularisation.
Quelles dépenses sont récupérables auprès du locataire ?
La liste des dépenses que vous pouvez refacturer au locataire est fixée par la loi : ascenseur, eau, entretien des parties communes, menues réparations locatives, taxe d’ordure ménagère…
Retrouver la liste officielle et complète en téléchargement ici.
Quand les régulariser ?
Si vous avez un syndic : vous pouvez régulariser les charges dès que vous recevez le relevé annuel de charges (fourni par le syndic après l’Assemblée Générale). Le syndic aura fait la répartition des charges récupérables en fonction de la liste légale.
Si vous n’avez de syndic (vous êtes propriétaire d’un immeuble ou d’une maison) : procéder à la régularisation au mois de novembre pour l’année en cours.
Comment régulariser les charges ?
Le principe est de comparer le montant total des charges payées par le locataire avec le montant total des charges que vous avez réglées (et qui sont légalement récupérables auprès du locataire). Soit le locataire vous doit de l’argent ou soit il doit en récupérer.
Pour le calcul des charges récupérables, il vous suffira donc de prendre la part récupérable des charges de copropriété dans le relevé annuel du syndic, d’y ajouter éventuellement des charges que vous auriez directement réglées (notamment la taxe d’ordure ménagère qui ne peut être refacturée en dehors de la provision pour charges) et de comparer le montant total réellement engagé avec la provision qui vous a été payée.
Si vous n’avez pas de syndic, vous devez faire vous-même la répartition des charges récupérables en précisant le mode de répartition entre les locataires : selon la surface, les tantièmes, la consommation au réel…
Exemple de calcul au prorata (en tenant compte de la date d’entrée du locataire) :
Le locataire est entré dans les lieux le 01/06/2021, avec un loyer de 780€ + 30€ de provisions pour charges.
La période de la régularisation des charges va du 01/04/2021 au 31/03/2022.
Il faut donc comptabiliser les charges réglées par le locataire depuis le mois de juin 2021 (son entrée dans les lieux) au mois de mars 2022, soit 10 mois, soit un total de 300€ (30€x10).
Où trouver la part des charges à payer par le locataire sur le relevé du syndic ?
Vous devez demander au syndic le relevé annuel des charges où se trouve le montant des charges récupérables généralement dénommé par : « Récup/Loc » ou « Part locative ».
A ne pas confondre avec le document « Appel à provision » que vous recevez tous les trimestres où figure le montant de vos charges trimestrielles à régler.
Cas particulier pour la colocation :
Si vous faites de la colocation en bail individuel, vous devez répartir le montant total des charges récupérables au prorata de chaque locataire.
La répartition des charges entre les locataires peut se faire selon la surface, les tantièmes, la consommation au réel…
Que se passe-t-il si vous oubliez de régulariser les charges ?
Pour les baux signés après le 27 mars 2014, la Loi ALUR précise que vous avez jusqu’à 3 ans max pour faire la régularisation, que ce soit en votre faveur ou défaveur.
Attention : la Loi précise notamment qu’une régularisation faite avec plus d’un an de retard doit être lissée mensuellement sur demande du locataire.
N’oubliez pas que le locataire peut aussi vous contraindre de faire cette régularisation de charges pendant cette période de 3 ans. Il lui suffira de saisir le tribunal d’instance et demander la régularisation forcée.
Comment régulariser les charges au départ du locataire ?
Si votre locataire quitte les lieux au 30 septembre 2021, il aura donc payé 9 mois de provision de charges.
Mais, vous ne recevrez votre relevé annuel de charge qu’en 2022 (pour l’exercice 2021).
Comment faire si vous n’avez pas à votre disposition les justificatifs ou factures ?
Sachez que la Loi, vous autorise à retenir jusqu’à 20% du dépôt de garantie (le max autorisé par la Loi). Vous restituerez au locataire cette retenue qu’une fois le décompte de charges connu. Cette retenue sera éventuellement dégrevée de la régularisation en votre faveur, mais elle devra également être complétée si la régularisation se trouve en faveur du locataire.
Comment s’affranchir de la régularisation au départ du locataire ?
La régularisation des charges au départ du locataire peut vite devenir complexe et source de litiges.
En effet, le locataire ne comprendra pas forcément pourquoi vous attendez pour lui restituer son dépôt de garantie dans sa globalité, source de frustration et d’incompréhension.
C’est pourquoi, nous vous conseillons d’insérer dans votre bail une clause de renonciation à la régularisation après le départ du locataire.
En utilisant notre application juridique de rédaction de contrat de bail, vous pourrez ajouter facilement cette clause.
Quelles sont les charges récupérables auprès du locataire ?
Dans une location, vous pouvez en tant que propriétaire, avancer des frais pour certaines charges et vous les faire rembourser par le locataire. C’est ce qu’on appelle les charges locatives ou charges récupérables. Elles viennent s’ajouter au loyer qui lui ne couvre que le droit de jouissance du bien.
Ces dépenses doivent être obligatoirement relatives à l’usage du logement loué et de ses équipements. Ils peuvent être à usage privés ou communs.
Les charges récupérables sont encadrées par la loi. Une liste exhaustive est fixée par décret (décret n°87-713 du 26 août 1987).
Je vous les ai listées dans cet article.
- Ascenseurs et monte-charge
- Eau froide, eau chaude et chauffage collectif
- Installations individuelles
- Parties communes intérieures
- Espaces extérieurs
- Taxes et redevances
Il est à noter que cette liste s’applique :
- aux locations meublées signées depuis le 27 mars 2014 (ou avant cette date si le contrat de location y fait référence),
- aux locations vides du secteur privé (logement conventionné ou non, logement « loi de 48 ») et du secteur social.
N’hésitez pas à consulter les articles « Les loyers soumis à la loi 1948 » ou « Comment bien rédiger votre bail de location meublée » pour en savoir davantage.
Ascenseurs et monte-charge
Certaines dépenses relatives à l’ascenseur peuvent être répercutées sur le locataire notamment : • l’électricité, • l’exploitation (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, tenue d’un dossier par l’entreprise d’entretien mentionnant les visites techniques, incidents), • la fourniture de produits ou petits matériel d’entretien (chiffons, graisses et huiles nécessaires, lampes d’éclairage de la cabine), • les menues réparations de la cabine (changement boutons d’envoi, paumelles de portes), des paliers (ferme portes mécaniques, électriques ou pneumatiques), et des fusibles.
Eau froide, eau chaude et chauffage collectif
Certaines dépenses relatives à l’eau et au chauffage sont récupérables sur le locataire notamment : • eau froide et chaude de l’ensemble des occupants, • eau nécessaire à l’entretien courant des parties communes, y compris la station d’épuration • eau nécessaire à l’entretien courant des espaces extérieurs, • produits nécessaires à l’exploitation, à l’entretien et au traitement de l’eau, • fourniture d’énergie quelle que soit sa nature, • exploitation des compteurs généraux et individuels et à l’entretien des épurateurs de fumée, • réparation des fuites sur joints.
Installations individuelles
Concernant les installations individuelles, les dépenses restant à la charge du locataire concernent notamment : • le chauffage et la production d’eau chaude, • ainsi que la distribution d’eau dans les parties privatives (contrôle des raccordements, réglage de débit et températures, dépannage, remplacement des joints cloches des chasses d’eau).
Parties communes intérieures
Les dépenses restant à la charge du locataire dans les parties communes de l’immeuble concernent notamment celles relatives : • à l’électricité, • à la fourniture de produits d’entretien (balais et sacs nécessaires à l’élimination des déchets) et de produits de désinsectisation et désinfection, • à l’entretien de la minuterie, des tapis, de vide-ordures, • à la réparation des appareils d’entretien de propreté tels que l’aspirateur, • aux frais de personnel d’entretien.
Espaces extérieurs
Pour les espaces extérieurs, certaines dépenses sont à la charge du locataire, notamment les dépenses d’exploitation et d’entretien des : • voies de circulation, • aires de stationnement, • abords des espaces verts • équipement de jeux pour enfants.
Taxes et redevances
Les dépenses restant à la charge du locataire concernent notamment : • la taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères, • la taxe de balayage, • la redevance assainissement.
Conclusion
Ces charges dont vous faites l’avance sont encadrées par la loi. Elles sont une sources de litiges fréquents entre propriétaires et locataires. Vous ne pourrez y inclure aucune dépense non listée par le décret telle que la taxe foncière ou dans le cas de copropriété de travaux votés lors des assemblées générales (ravalement de façade, remplacement d’équipement…) qui sont et restent à la charge du propriétaire.
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