Voici en substance et de manière un peu caricaturale une conversation que j’ai eue avec un de mes clients :
“-J’ai enfin trouvé le futur locataire de mon F3. Il a les revenus suffisants, de bons garants. Je signe le bail cet après midi chez le notaire, car on m’a dit que c’était mieux, plus sécurisant chez le notaire. Je lui remets les clefs à 16h et hop tout ça sera enfin terminé.
-Ah oui, vous êtes sûr ? Vous n’avez pas oublié quelque chose d’important ?
-Oublié quelque chose ? Non. Ah si attendez, je crois que j’ai oublié qu’avant de donner les clefs au futur occupant, on doit faire un tour avec lui de l’appart et noter les 2 ou 3 trucs qui ne vont pas entre le salon, la cuisine et la chambre. J’ai bon ?
-Pas tout à fait ! Car ce que vous devez faire c’est plus qu’un petit tour. Vous avez oublié de border un élément important qui précède l’entrée dans les lieux du locataire : l’état des lieux !!!”
Oui, car l’état des lieux est un peu plus qu’un simple griffonnage d’informations sur un papier. Malheureusement comme dans notre exemple, il est souvent considéré comme une formalité fastidieuse, qu’on a tendance à négliger. Dans la réalité, c’est tout le contraire, l’état des lieux est LE document après le bail qu’il faut rédiger et établir avec le plus grand soin. Il en va, à la fin de la location, de votre temps et de votre argent !
Je vais vous expliquer pourquoi et je vous propose de télécharger un modèle type d’état des lieux …
- A quoi sert l’état des lieux et quand l’établir ?
- Comment remplir l’état des lieux ?
- Que faire en cas de litige ?
- Combien coûte un état des lieux ?
1. Un état des lieux c’est quoi ? Et quand l’établir ?
Comme je vous l’indiquais, l’état des lieux est tout comme la recherche du locataire ou le bail, une partie intégrante du contrat. C’est le document qui décrit de la manière la plus précise l’état du logement loué vide ou meublée. Il constate l’état de conservation des pièces et des annexes privatives au moment de l’entrée du locataire, puis au moment de la sortie.
Il permet donc de comparer l’état du logement au début et à la fin de la location et de déterminer, en cas de réparations nécessaires, celles qui incombent au propriétaire ou au locataire. Il engage donc bailleur et locataire sur toutes les énonciations qu’il contient.
1.1 Faut-il faire 1 ou 2 états des lieux ?
Oui il y a bien 2 états des lieux qui doivent être établis avec soin et être aussi précis l’un que l’autre :
- un état des lieux en début de la location : à la remise des clés au locataire, avant qu’il emménage ou installe ses meubles.
- un état des lieux à la sortie de la location, au moment de la restitution des clés du locataire au propriétaire.
C’est après comparaison des 2 états des lieux que vous propriétaire pourrez restituer au locataire son dépôt de garantie.
Vous pourrez également une fois l’état des lieux fait, alors déduire de cette garantie des sommes justifiées dues par le locataire au titre des loyers, charges et réparations locatives ou dégradations dont il pourrait être tenu responsable.
Je vous conseille donc pour faciliter la comparaison, et dans la mesure du possible, d’utiliser un document unique pour les 2 états des lieux.
À défaut, les états des lieux doivent être réalisés sous la forme de documents distincts ayant une présentation similaire.
1.2 Et s’il n’a pas 2 mais 0 état des lieux de fait…
Si par votre négligence ou celle du locataire, aucun état des lieux n’est dressé au début de la location, le locataire sera présumé avoir reçu le logement en bon état.
La loi précise que « s’il a été fait un état des lieux entre le bailleur et le locataire, celui-ci doit rendre le logement tel qu’il l’a reçu, suivant cet état, excepté ce qui a péri ou a été dégradé par vétusté ou force majeure » – article 1730 du Code civil.
En l’absence d’état des lieux, l’article 3 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que « s’il n’a pas été fait d’état des lieux, le locataire est présumé les avoir reçus en bon état de réparations locatives et doit les rendre tels, sauf la preuve contraire. »
L’état des lieux doit en principe être réalisé lors de la remise des clés (en pratique, le jour de la signature du bail) et joint au contrat de bail.
10 jours après son établissement, le locataire peut demander au propriétaire de le compléter s’il constate qu’il a omis d’y indiquer certaines observations.
Ce délai lui permet de vous signaler des défauts qu’il n’aurait pas vus le jour de l’état des lieux, ou le dysfonctionnement de certains équipements qu’il ne pouvait découvrir qu’en les utilisant.
Vous ne pouvez pas refuser de rajouter ces remarques. Si vous n’êtes pas d’accord avec votre locataire, il peut alors saisir la commission départementale de conciliation pour en faire la demande.
L’état des lieux est donc à conserver précieusement, pendant toute la durée de la location.
2. Astuces pour remplir l’état des lieux
L’état des lieux est établi de façon dite « contradictoire ». Il doit donc y avoir au moins 2 protagonistes :
- le propriétaire ou son mandataire (agent immobilier par exemple)
- et le locataire.
Les 2 parties établissent ensemble l’état des lieux en se rendant sur place. Ils doivent se mettre d’accord sur le contenu. Une fois la description complète effectuée, le bailleur et le locataire signent tous les deux l’état des lieux et chacun en conserve un exemplaire.
2.1 Sous quelle forme dois-je établir l’état des lieux ?
L’état des lieux doit être constaté par écrit, sur support papier ou sous forme électronique, signé et daté du propriétaire et du locataire (ou de leur mandataire), et reproduit en autant d’exemplaires que de personnes intéressées au contrat.
Je vous conseille d’effectuer l’état des lieux si possible en journée, avec un bon éclairage et l’électricité en marche.
Car attention, en cas d’absence d’électricité, le locataire peut émettre des réserves sur le fonctionnement de certains appareils.
2.2 Quelles infos dois-je y faire figurer ?
-les informations obligatoires
Un décret du 1er juin 2016 fixe plusieurs mentions devant obligatoirement figurer dans le document d’état des lieux :
- le type d’état des lieux (d’entrée ou de sortie) ;
- sa date d’établissement ;
- la localisation du logement ;
- le nom ou la dénomination des parties et le domicile ou le siège social du bailleur ;
- le détail et la destination des clés ou de tout autre moyen d’accès aux locaux à usage privatif ou commun.
Faites une description du logement, du sol au plafond, pièce par pièce, ainsi que des équipements tels que les placards, cheminées, éléments de chauffage, sans craindre d’inscrire les détails sur la nature et l’état du logement et le fonctionnement des équipements.
Je vous conseille de prendre des photos au moment de la réalisation de l’état des lieux et de compléter d’observations ou de réserves.
Les descriptions doivent être les plus précises possible. Évitez les commentaires trop vagues « logement en bon état », « état moyen », « mauvais état », qui peuvent donner lieu à des interprétations différentes mais notez plutôt “rayure de 15 cm sur le parquet dans le salon à l’angle de la fenêtre gauche” ou “peinture de la cuisine craquelée” ou “pas de porte dans le salon”…
La vérification de la présence et du bon fonctionnement d’un détecteur de fumée doit également être faite lors de l’état des lieux d’entrée.
Pensez à tester également avec le locataire le fonctionnement des prises et des appareils électriques : radiateurs (si chauffage électrique) ou plaques électriques.
S’il n’y a pas encore d’électricité dans l’appartement au moment de l’état des lieux, le locataire pourra émettre expressément des réserves sur le fonctionnement de ces appareils et demander à compléter ultérieurement l’état des lieux.
Le locataire en a le droit. N’oubliez pas que la loi lui accorde un délai de 10 jours pendant lequel il bénéficie d’un droit de rectification de l’état des lieux d’entrée.
-les informations facultatives
L’état des lieux peut aussi préciser :
- le nom ou la dénomination et le domicile ou le siège social des personnes mandatées pour réaliser l’état des lieux ;
- les relevés des compteurs individuels de consommation d’eau ou d’énergie (en présence d’une installation de chauffage ou d’eau chaude sanitaire individuelle ou collective avec un comptage individuel).
3. Et si on n’est pas d’accord sur la conclusion de l’état des lieux ?
La réalisation de l’état des lieux d’entrée ou de sortie peut mener parfois à des litiges entre le propriétaire et le locataire. Comme je vous l’indiquais, du comparatif entre celui de l’entrée et celui de la sortie dépendra la restitution intégrale ou non du dépôt de garantie.
En signant ensemble l’état des lieux, le bailleur et le locataire reconnaissent être d’accord sur le contenu. L’état des lieux est alors dit “contradictoire” et est établi à l’amiable.
Si l’état des lieux n’est signé que par le propriétaire ou que par le locataire, il n’est pas contradictoire, et n’a donc aucune valeur juridique.
Si aucune des parties n’arrive à se mettre d’accord pour rédiger l’état des lieux, le propriétaire ou le locataire peuvent alors faire appel à un huissier de justice qui va prendre le relais. Celui-ci doit convoquer le bailleur et le locataire au moins sept jours avant de venir réaliser l’état des lieux.
L’huissier étant un officier public assermenté, son état des lieux s’imposera aux deux parties et ne pourra être contesté en cas de litiges.
Toutefois, le locataire ou le propriétaire peuvent émettre des réserves sur tel ou tel point s’ils ne sont pas tout à fait d’accord avec la description du logement par l’huissier.
A titre d’exemple, quand le locataire estime que la partie de la caution locative déduite pour les réparations ne correspond pas aux dégradations constatées, il peut saisir la commission départementale de conciliation s’il ne parvient pas à une solution avec le propriétaire.
4. Combien coûte un état des lieux ?
Lorsqu’il est établi directement entre le locataire et le propriétaire, l’état des lieux n’occasionne pas de frais.
Si l’état des lieux est établi par un tiers (par exemple, un agent immobilier) mandaté par l’une des parties ou les deux, il générera des honoraires qui devront impérativement être partagés par les deux parties concernées. La somme facturée au locataire ne peut excéder le montant total à payer par le bailleur avec une limite de 3 € TTC par m² de surface habitable.
Par exemple : pour un état des lieux facturé 250 euros pour un logement de 40 m2, la part du locataire sera de 3 (€/m²) X 40 (m²), soit 120 euros à payer.
Si l’état de lieux ne peut être établi de manière contradictoire. il est possible de faire appel à un huissier judiciaire. Les frais qui sont fixés par la loi sont à partager entre le propriétaire et le locataire et ne peuvent dépasser un montant forfaitaire réglementé (cf. article R. 444–3 du code du commerce).
Les tarifs sont réglementés et sont établis en fonction de la superficie du logement. Pour en savoir plus.
A noter qu’aucun frais ne peut être mis à la charge du locataire pour l’établissement de l’état des lieux de sortie, sauf en cas de désaccord et de recours à un huissier. En ce cas, les frais sont partagés par moitié entre les parties et à un coût fixé par voie réglementaire.
Conclusion
L’état des lieux est une formalité incontournable et obligatoire lors de l’entrée dans le logement et au départ du locataire. Prendre le temps de le remplir avec soin vous permettra d’éviter des litiges en fin de location.
Il est donc important de s’assurer qu’il soit bien rédigé.
Pour cela, je vous propose très prochainement un état des lieux avec la grille de vétusté conforme Alur au format word en téléchargement (le temps de le finaliser 😉 ).
Maintenant, je vous laisse compléter votre état des lieux.
Bonne location !
A très vite,
Monsieur Hugo, votre assistant personnel en gestion locative.
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